Proformă vs Factură Fiscală: Diferențe și Când le Folosești

Ce este o factură proformă

Factura proformă este un document informativ, nu un document fiscal. Ea arată clientului, înainte de livrare sau prestare, ce produse/servicii va primi, la ce preț și în ce condiții de plată. Proforma NU generează obligații de TVA, NU se înregistrează în contabilitate ca venit și NU se trimite în SPV, pentru că nu este factură în sensul legislației fiscale.

Practic, proforma este o „ofertă formalizată” sau o „invitație de plată” — folosită mai ales când clientul trebuie să facă un avans înainte ca marfa să fie livrată sau serviciul să fie prestat.

Ce este factura fiscală

Factura fiscală (numită și factură de TVA sau factură emisă) este documentul legal care atestă o livrare de bunuri sau o prestare de servicii efectiv realizată. Ea generează obligații fiscale: se înregistrează în evidența contabilă, intră în calculul TVA-ului de plată/rambursat și, pentru firmele care emit către alte firme din România, trebuie trimisă în sistemul SPV (e-Factura), conform legislației fiscale în vigoare.

Diferența esențială: proforma este o „promisiune de factură”, factura fiscală este actul final care are consecințe contabile și fiscale reale.

Diferențe cheie, într-un tabel

Când folosești proforma

1. Cerere de avans înainte de livrare — de exemplu, un magazin de mobilă cere un avans de 3.500 lei pentru o comandă personalizată în valoare de 8.200 lei; trimite proforma clientului, acesta plătește, iar abia la livrare se emite factura fiscală pentru suma încasată.
2. Confirmarea unei oferte comerciale — clientul are nevoie de un document cu preț fix, valabilitate și condiții, pe care să îl aprobe intern înainte de semnarea contractului.
3. Documentație pentru licitații sau achiziții publice — instituțiile solicită proforme pentru estimarea bugetului, înainte de atribuirea contractului.
4. Import/export — proforma poate fi cerută de vamă sau de bancă pentru deschiderea unui acreditiv, înainte ca marfa să fie efectiv expediată.

Când emiți factura fiscală

1. Imediat după livrarea bunurilor sau finalizarea serviciului — termenul legal general este de câteva zile lucrătoare de la eveniment, dar recomandăm verificarea termenului exact în legislația fiscală actualizată.
2. La încasarea unui avans, dacă vrei să înregistrezi suma ca venit imediat (alternativă la proformă).
3. Lunar, pentru contracte de abonament sau servicii recurente (ex: mentenanță IT, 450 lei/lună).
4. La finalizarea unui contract de execuție, pe bază de proces-verbal de recepție semnat de ambele părți.

Exemplu concret

O firmă de instalații emite pe 12 martie 2026 o proformă de 6.000 lei pentru un client care dorește montaj de centrală termică. Clientul plătește avans 3.000 lei pe 14 martie. Firma emite factura fiscală pentru avans (3.000 lei + TVA). Lucrarea se finalizează pe 28 martie, se semnează procesul-verbal, iar firma emite factura fiscală finală pentru restul de 3.000 lei + TVA, pe care o trimite obligatoriu în SPV în termenul legal.

Cum emiți o factură proformă, pas cu pas

1. Alege un template separat de cel al facturii fiscale, cu mențiunea clară „PROFORMĂ” sau „FACTURĂ PROFORMĂ” pe document.
2. Completează datele clientului, denumirea produselor/serviciilor, prețul unitar, cantitatea și valoarea totală.
3. Adaugă condiții de plată (termen, cont bancar, valabilitate ofertă — de exemplu „valabilă 10 zile”).
4. Trimite documentul prin e-mail sau prin platforma de CRM folosită de firmă.
5. La încasare sau livrare, emite factura fiscală corespunzătoare — proforma NU se transformă automat, ci serveşte doar ca reper.

Cum emiți factura fiscală și o trimiți în SPV

1. Verifică datele fiscale ale clientului (CUI, denumire, adresă) direct în softul de facturare, pentru a evita erori de emitere.
2. Generează factura fiscală cu serie și număr secvențial, fără sărituri de numerotare.
3. Calculează corect TVA-ul aplicabil (cotă standard sau redusă, după caz) și verifică dacă operațiunea este scutită.
4. Trimite factura către client (prin e-mail sau platformă) și, pentru operațiuni supuse obligației, încarcă/transmite factura în SPV în format electronic structurat.
5. Verifică în SPV statusul de validare — o factură respinsă trebuie corectată și retransmisă, nu ignorată.
6. Arhivează factura fiscală și confirmarea de transmitere pentru minimum perioada legală de arhivare.

Multe firme mici folosesc soluții integrate precum Syndicate CRM, unde fluxul de la ofertă la proformă, contract și factură trimisă automat în SPV se face din același loc, fără să mai copiezi date manual dintr-un document în altul.

Greșeli frecvente

Cea mai comună greșeală: emiterea unei proforme cu numerotare din aceeași serie ca facturile fiscale. Acest lucru creează confuzie contabilă și poate genera sărituri de numerotare la controlul ANAF. Ține întotdeauna serii complet separate pentru proforme și facturi fiscale.

O altă greșeală frecventă este trimiterea proformei în SPV din neatenție, sau considerarea plății unei proforme drept „factură plătită” în evidența contabilă — proforma nu justifică nicio deducere de TVA și nu poate fi folosită ca document justificativ la control.

Checklist rapid înainte de emitere