Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

SYNDICATE DIGITAL S.R.L., Str. Primăverii 58, Orș. Ștefănești, jud. Argeș, CUI 53197311, J2025101110007 — operează platforma Syndicate CRM. Contact pentru protecția datelor: contact@syndicatedigital.ro.

2. Rolurile noastre

• Pentru datele contului tău (nume, email, firmă, facturare abonament) suntem operator în sensul GDPR.
• Pentru datele pe care Compania ta le introduce în Platformă (clienții tăi, semnatarii, furnizorii, documentele) suntem persoană împuternicită (procesator) — Compania ta este operatorul acestor date, iar noi le prelucrăm doar pentru furnizarea serviciului, conform instrucțiunilor tale. Prezenta secțiune ține loc de acord de prelucrare (DPA) între Companie și Furnizor.

3. Ce date prelucrăm

• Cont și echipă: nume, email, parolă (criptată), rol, firma, adresa IP la autentificare.
• Date introduse de Companie: date de identificare ale clienților și furnizorilor (denumire, CUI/CNP, serie CI, adresă, email, telefon, IBAN), conținutul documentelor (oferte, contracte, facturi), nomenclatorul de produse.
• Semnare electronică: imaginea semnăturii desenate, data, ora și adresa IP ale semnării, agentul de browser; pentru semnăturile calificate — datele publice din certificat (nume semnatar, emitent, valabilitate) și documentul PDF semnat.
• Email de cereri: emailurile trimise către adresa de primire a Companiei (expeditor, subiect, conținut, atașamente) devin cereri de ofertă în contul Companiei.
• Plăți: procesate de Stripe; noi nu stocăm datele cardului — primim doar statusul abonamentului.
• Cookie-uri: folosim exclusiv cookie-uri strict necesare (sesiune, securitate CSRF). Nu folosim cookie-uri de marketing sau tracking.

4. Temeiuri și scopuri

• Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): furnizarea Platformei, semnarea și livrarea documentelor, facturarea.
• Obligații legale (lit. c): păstrarea documentelor fiscale, e-Factura.
• Interes legitim (lit. f): securitatea platformei, jurnalul de audit al semnărilor (probă a consimțământului semnatarului), prevenirea abuzurilor.

5. Cine mai are acces (subîmputerniciți)

• Găzduire: servere proprii localizate în România (UE).
• Anthropic (API Claude) — pentru funcțiile AI: fragmentele de text trimise spre procesare (ex. emailul unei cereri, descrierea unui produs). Datele nu sunt folosite de Anthropic pentru antrenarea modelelor, conform politicii lor comerciale de API.
• Stripe — procesarea plăților de abonament.
• certSIGN (după activare) — fluxuri de semnătură electronică calificată.
• Autorități publice (ANAF etc.) — doar unde legea o cere.

Nu vindem și nu închiriem date personale nimănui.

6. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului — pe durata contului și maximum 90 de zile după închidere (apoi ștergere/anonimizare), cu excepția datelor cu termen legal de păstrare (documente financiar-contabile: conform legislației fiscale).
• Documentele semnate și jurnalul de audit — pe durata contului Companiei, fiind probele actelor încheiate.
• Emailurile de cereri — până la ștergerea cererii de către Companie.

7. Securitate

Transport criptat (TLS), parole criptate ireversibil, documentele stocate în zone private (inaccesibile public), acces pe bază de cont și rol, izolarea datelor fiecărei Companii, jurnalizarea acțiunilor sensibile. Niciun sistem nu e perfect — în caz de incident care afectează datele tale, te notificăm conform GDPR.

8. Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a depune plângere la ANSPDCP. Pentru exercitare, scrie-ne la contact@syndicatedigital.ro — răspundem în maximum 30 de zile. Dacă ești clientul unei Companii care folosește Platforma (ex. ai semnat un document primit de la ea), cererea ta va fi direcționată și către Compania respectivă, care este operatorul datelor tale.

9. Modificări

Actualizările acestei politici se publică pe această pagină; modificările semnificative se anunță în aplicație sau pe email.